如何高效管理商办物业的合同资产？

在商办写字楼、园区的管理过程中，租赁合同是最常见的合同，其中不同的租赁面积、租期、价格和涉及的相关物业条款，数量多、流程长，到期及监控难度随之上升。如何运用数字化工具来管理合同资产的运营，日益成为商办业主方和运营方关注的重点。

传统的物业租赁合同管理主要依靠人工和Excel来操作，不仅会占用运营方大量的时间和人力成本，还会造成信息不通畅、流程执行慢、工作效率低、到期监控难等问题，随之导致空间资产的空置及收益流失。

合同管理中那些头疼的事儿

合同起草

各项目和各业务类别的合同条款多，若遗漏信息易造成利益损害；

流程审批

（1）合同跨部门信息不对称，时间成本、人力成本、沟通成本高；

（2）各部门涉及租赁相关条款、租金定位、价格策略意见难统一，效率低；

履约监督

（1）无法有效管理合同账期，收付款情况不及时，难以帮助运营方提升资金效率；

（2）合同到期情况无法实时掌控，无法提前规划续租谈判和预招商，从而导致因房源空置造成资金收益损失。

风险管理

（1）租赁合同数量多、总金额大，在合同签署、审批、备案、登记等环节浪费大量人力且极易出错；

（2）租客信息难以全面收集评估，无法实时对新进租客进行企业背调和在租客户的风险监控。

数据管理

（1）合同报表统计维度单一，无法随时查看合同数据，难以有效整合，统一管理；

（2）合同数据没有形成数字资产，企业无法通过合同数据直观看到经营现状，指导经营策略；

合同归档

合同数量繁多，保管不规范，履约时间长等问题，易造成调取存档文件不方便或文件丢失无法查阅。

针对商办写字楼、园区合同管理流程，新创数科利用大数据、互联网+等技术手段，在资产管理系统合同管理模块通过合同列表管理、成本合同拟定、到期合同监控、退租合同归档等场景功能，帮助运营管理方实现合同数字化管理。

1.合同模板管理，从源头防范失误

通过合同模板的前置设定，将租户、业主的合同信息进行首次录入后，与合同相关的执行工作即可线上查阅与自动跟踪提醒，从源头解决合同数字化管理。

2.合同协同审批，提高工作效率

通过系统管理中台，实现跨部门、跨组织多人在线协作，进行合同文本审批，且操作留痕。降低沟通成本，提升合同审批效率和审批质量。

3.风险前置管控，消除未知风险

新创数科资产管理系统通过打通连接外部征信数据（如企查查、天眼查等），运营方可以实时监控租客的诉讼、失信、股权异动、违法风险等信息，帮助运营方提前对租客进行背调分析和风险监控。

4.合同到期预警，履约动态监控

系统可实现合同履约状态全程监控，履约任务到期自动预警，帮助招商运营团队提前做好续约沟通的准备，及时安排续约工作，防止因合同逾期影响合作，为规避写字楼、园区空置带来的风险做前期准备。

通过合同智能监控提醒，从而降低因租客退租再招商导致的空置流转周期，而产生的空间资产流失。

5.合同递增自动运算，账单金额准确无误

租赁合同的递增情况单靠Excel与人工运算易出错，但通过数字化管理，工作人员只需初次录入的合同信息，即可自动运算递增金额，系统将按照约定的递增时间，准确发出正确的账单金额。

同时，系统能够查阅对应的合同信息和历史账单，确保合同的执行金额正常履约，避免人工错误，导致纠纷发生。

6.合同自动归档，报表一键导出

所有合同、单据文件自动归档保存，可自定义合同列表信息展示，并在线上即可进行不同维度检索查询，一键生成合同报表。

7.自动生成合同数据，分析决策更精准

系统将根据线上合同的租期状态、租客构成、租期结构、实时均价、现金流等区分类别进行数字化统筹，以直观的图表形式对租客与项目进行统计与分析，帮助决策者及时掌握资产运营和执行情况，指导运营方精准决策。

基于对商办写字楼、园区合同管理流程的深刻理解，新创数科利用大数据、互联网+等技术手段，通过对租赁条款分类、协同审核、自动化计算、风险预警、到期监控、价格策略等核心功能，实现商办地产全场景、全流程、全方位的合同生命周期管理，为运营方提供相应的数字化工具，帮助运营方降低空间资产的流失，实现项目资产的价值提升。