写字楼/园区经营租赁过程中的风险与管控

面对商办行业日趋激烈的市场竞争，无论是站在资产管理的角度要求提升NOI以实现资产价值最大化，还是站在经营管理的角度寻求工作效率上的改善，一套行之有效的管理体系必不可少。借力科技手段来赋能写字楼/园区租务管理，必然会成为未来运营方建立自身优势的重要手段之一。

新创数科结合以往众多合作客户的案例经验，以及对写字楼/园区租赁业务实际经营过程的深入了解，梳理出写字楼/园区租赁经营过程中租前、租中、租后三个阶段的风险点，帮助企业用数字工具进行风险管控。

租前阶段

一般在租前阶段，写字楼/园区物业持有方全面盘清可租房源后，结合外部市场竞争因素、企业内部利润和行业资源情况等因素制定合理的价格，再通过多方渠道及营销活动等手段进行获客，并对线索进行分配和跟进，最终以收取定金、预定管理等方式快速锁定房源，促成交易。接下来我们将从盘资产、控定价、管线索、定成交五方面进行解读。

01 动态房源租控图，精准匹配客户

过去，招商部门需要花很多时间和精力通过Excel表格去管理房源租控情况，这种方式不但效率低下，且数据无法实时同步，存在一定的滞后性和错漏。可能会出现你辛辛苦苦跟了几天的客户，要签约的时候才知道客户看中的房源已经被其他招商同事订出去的情况，一番努力付之东流。

通过新创数科资产管理平台的动态房源租控图，不论房源是否出租或闲置，销售人员都可以很直观的了解房源的当前状态，如空置中、招商中、已锁定、已出租等等，在清晰了解房源状态的前提下，将房源与客户需求进行精准匹配，避免出现重复预定、长期空置的风险。

02 合理定价策略，保证竞争利润

房源定价的决定因素一般涉及到成本、利润率、面积、房型等。过去，写字楼/园区物业持有方以自身经验为主导，结合成本、利润指标为核心参考因素进行定价。

随着出租率下降、同质化明显上升趋势，在供大于求时代，定价除需要考虑成本、利润指标外，应以不同维度数据为重要参考因素，并考虑竞品情况才能更好的定价。

通过新创数科资产管理平台，通过资产分析数据结合企业经营指标等，调整房源底价（基准价）、报价、价格有效期等，避免因租赁价格较低导致租赁利润损失。

03 规范线索管理，提升线索转换率

通过规范招商管理，及时发现线索跟进过程中的问题，并依据线索池管理分析获取多维度的可视化报表，结合报表对租赁营销活动、线索管理和渠道管理过程进行优化，从而提升获客质量和转换率。

在分配线索时，可通过上级主管自主分配或销售主动领取两种模式，将线索进行最合理的分配。当客户线索被领取，但未在规定时限内作跟进时，将该客户线索流入公共线索池，让其他业务员抢单跟进，以此有效提升销售跟进效率，也让上级监管到详细的跟进数据并针对性的做出决策。

04 认租锁定房源，防止重复预定

通过房源租控图实时了解房源出租状态后，结合租房申请进行租房预定，收取意向金，锁定房源，让客户下定决心认租，防止被其他客户重复预定，产生纠纷。如后续正常签约，则将意向金转收款，如客户认租后未履约，则进行后续处理并及时释放房源。

租中阶段

租约合同是物业持有方与承租方的契约方式，租约合同的合规、合法是有效保障双方利益的关键点。若根据客户需求无标准、无限制地进行合同信息变更，则可能会产生相关业务风险。此外，租约合同到期预警的缺失、不及时、不准确对于写字楼/园区的出租率、经营收入也会产生较大影响。那么我们在合约签订、履约阶段，该如何识别、规避此类风险？

01 线上合同审批，提升签约效率

在线签约已成为快速签约的重要手段。新创数科资产管理平台可实现跨部门、跨组织多人在线协作，进行合同文本审批，且操作留痕。让写字楼/园区持有方和运营方同时可降低沟通成本，提升合同审批效率和审批质量。

02 严控合同变更，保障业务规范性

合同信息变更是客户的基本业务需求，通过新创数科资管系统规范管理客户的正规变更需求，对合同变更内容进行历史留痕，逐级审批变更流程，最终在合同台账中形成完整的租约合同信息链条。

03 合同到期预警，降低流转周期

新创数科资产管理平台合同管理功能，可实现合同履约状态全程监控，履约任务到期自动预警，并通过短信、APP提醒快速、精准、多途径的预警，让管理层、业务层实时获取合同到期预警信息，方便业务部门提前进行到/续约变更及房源预招商工作，避免因合同逾期影响合作，为规避写字楼、园区空置带来的风险做前期准备。

租后阶段

大部分写字楼/园区会把主要注意力聚焦在招租和收缴上，但是租后管理同样重要。如：维护租户关系、进行租金催缴、工商事务的配合、跟进续租退租事宜等等。那么租后易出现的内外部风险该管控？

01 助力租金催缴，规避退场损失

为提升收缴率，企业需要通过多途径通知租户缴款，尽量降低欠费风险。若提前通知租户缴款无果，发生租户欠款情况，可利用多种催缴方式助力企业资金回笼。

运营方可通过系统催款记录分析相应的租户欠款原因，做出针对性的改进措施。此外，若租户突发退场情况，可第一时间对退场租户终止租约合同，释放房源，再通过处理尾款、扣除保证金的方式减少部分损失，并将此信用不良租户加入至黑名单，避免再次租赁写字楼/园区房源造成二次退场损失。

02 业财一体化，避免票务风险

合同签订信息与开票信息不一致、实际收款和开票金额不一致等情况的出现，会使企业产生虚开发票的法律风险。

通过新创数科资产管理平台，可对接第三方开票系统，支持天眼查自动获取租户企业信息。财务人员可一键申请开票，自动完成填写所需开票信息，保障业务系统与开票系统保持数据、信息一致，避免开票信息被随意更改以及错开、多开和漏开发票的风险。

新创数科资产管理平台实时记录发票开具进度、发票开具结果，为后续业务部门和财务对账、核实提供了重要的数据来源。

03 在线报事报修，提升服务满意度

新创数科C端物业管理小程序提供报事报修、投诉建议、费用查缴等在线服务，让租户享受到各类便捷的基础服务，收取到当前实时的反馈信息。并助力运营方定期进行客户满意度调查，促进运营服务品质不断提升，提高租户满意度，使客户由成交客户向满意客户、深度客户甚至忠诚客户发展，提升企业的品牌知名度。

结语

在商办地产租赁市场持续高量供应、越来越多楼盘趋向同质化的背景下，写字楼/园区经营需更懂得审时度势，在租赁经营过程中合理运用数字化管理识别、规避风险，针对有风险的经营及时调整管控，提升识别及防范风险的意识和能力，促进决策的科学化、合理化、 降低决策的风险性，从而提升精细化管理水平，打造运营核心竞争力。